如何共享Google云端硬盘文件

忘记将文档附加到电子邮件中。使用Google云端硬盘,您只需点击几下即可共享文档,表格和幻灯片,并指定收件人是否可以编辑或仅查看它们。

 

如何共享Google云端硬盘文件

您已在Google云端硬盘中创建了一个要与其他人共享的文件。没问题。该软件的一个优点是它能够与其他人玩得很好。

事实上,有很多方法可以分享Google文档,表格和幻灯片,这个过程可能令人困惑。您是否希望其他人能够编辑您的文件或只是查看它?您是否需要授予他们访问文档的实时或静态版本的权限?您的共享选项将根据这些问题的答案而有所不同。

Google云端硬盘包含多个程序,包括用于文字处理的文档,用于电子表格的表格和用于演示文稿的幻灯片。每个程序内共享的过程非常相似; 下面我们将重点关注Google文档。

您可以通过以下几种方式访问​​Google文档:浏览器中的Google文档网站 ; 计算机上的Google备份和同步程序 ; 或适用于iOS或Android的Google Docs应用。

 

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分享实时文档

您刚刚创建并完成了一个文档,现在想要共享它。在这种情况下,您希望与一个或多个人共享实时文档。单击右上角的“共享”按钮(或单击“文件”菜单,然后选择“共享”)。

 

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添加收件人

输入Google联系人或您要与之共享文件的人的电子邮件地址; 您可以与最多200个人或群组共享文件。单击下拉箭头,选择您是希望此人或人员能够编辑文档,在其中插入注释还是仅查看文档。您还可以在电子邮件邀请中添加注释。单击发送。

如果此人拥有Google帐户,则会发送您的电子邮件。如果您的收件人没有Google帐户,则会向您显示两个选项。您可以发送邀请,在这种情况下,此人有14天的时间使用Google帐户登录进行编辑,评论或查看文档。

或者,您可以创建并发送指向您文档的链接,在这种情况下,收件人可以在没有Google帐户的情况下查看文档,但不能在其中进行编辑或评论。

 

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收到邀请

另一方面,收件人会打开您的电子邮件,然后点击“在文档中打开”按钮。如果此人拥有Google帐户,系统会提示他/她登录以在Google文档中编辑,评论或查看您的文档。

如果此人没有Google帐户并且您选择了发送链接的选项,则该文档会在Google文档中打开,此人可以阅读该文档但不会对其进行评论或编辑。除非他或她拥有Google帐户,否则该人无法请求评论或编辑访问权限。

如果此人拥有Google帐户并访问了具有编辑权限的文档,则他或她可以单击右上角的“编辑”按钮并将选项更改为“建议”或“查看”。如果此人访问文档并允许在其中发表评论,则他或她可以单击“建议”按钮并将选项更改为“查看”。

 

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获取可共享的链接

要分发直接链接到文档而不是发送邀请,请再次单击“共享”按钮,然后单击“获取可共享链接”选项。如果您希望随时与多人共享文档,例如将其放入Slack通道,此选项很方便。

 

 

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选择权限

单击“链接可以...的任何人”的下拉菜单,以选择适当的权限。在这里,您可以为收件人提供编辑,评论或查看的功能。

 

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复制共享链接

单击复制链接按钮。您现在可以将链接粘贴到另一个应用程序中以共享文档。收件人只需点击该链接即可访问该文档,但同样,他们需要在14天内使用Google帐户登录才能进行编辑或评论。

 

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没有谷歌登录

如果您希望人们无需登录Google即可在文档中进行编辑或评论,该怎么办?再次单击“共享”按钮。点击“链接可以...的任何人”的下拉菜单,然后点击“更多”。

 

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链接共享选项

您现在可以使用三个选项进行链接共享。Web上的Public的第一个选项允许任何人通过正确的链接访问Web上的文档。您可以设置权限,以限制其他用户编辑,评论或只查看文档。根据您选择的权限,收件人可以实际编辑,评论或查看文档,而无需登录Google。

具有该链接的任何人的第二个选项允许人们在知道其URL时访问您的文档。此选项是一个小比第一个更安全,这取决于你有多少预期被共享的链接。

关闭的第三个选项禁用链接共享,因此只有您直接邀请的人才能访问该文档。

 

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高级共享选项

接下来,您如何更轻松地共享文档链接或完全删除共享?单击“高级”链接。

 

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共享和权限选项

在这里,您可以通过Gmail,Google +(目前),Facebook或Twitter 分享链接。您可以修改与您共享文件的任何人的权限,或者从文件共享中删除任何人。您还可以选中一个选项,以防止编辑者更改访问权限并添加新人,并禁用下载,打印和复制评论者和查看者的选项。

 

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发布到Web

我们还没有完成。谷歌的袖子上还有更多的分享技巧。单击“文件”菜单,然后选择“发布到Web”。

 

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设置发布

在“发布到Web”窗口中,单击“已发布内容和设置”的向下箭头。您可以决定是否希望每次进行更改时都更新公共文档。默认情况下,您的文档将作为自己的专用网页发布。点击发布并在Google询问您是否确定时回答“是”。

如果要生成允许您将其嵌入现有网页的代码,也可以选择嵌入文档。然后,您复制嵌入的代码。

 

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发布的网页

您的文档将作为网页发布,任何拥有该链接的人都可以访问该网页。

 

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停止发布

要将文档关闭为网页,请单击“停止发布”按钮。

 

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电子邮件作为附件

最后,您可以使用多种格式中的任何一种格式通过电子邮件发送文档。单击文件菜单,然后选择电子邮件作为附件。

 

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更改文件格式

在“电子邮件附件”窗口中,单击“附加为”的下拉菜单。您可以选择将文档作为PDF,Word文档,富文本文件,HTML页面,纯文本文件或打开文档发送。您也可以选择在电子邮件中插入文档。
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